财务专业之财务软件

东子

 
第四节：基础资料设置(F1-1-4)
[BR]基础资料是总账系统以及其他各财务系统在操作中共同使用的基础数据，是各系统绝对不可缺少的资料，一旦不全或错误将会导致系统无法使用。本节主要讲述了各种基础资料的设置及含义，为各系统的业务操作提供了基础资料的查询和获取来源。
[BR]根据案例的内容设置参数。
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[BR]币别 
[BR]案例：除“人民币”为记账本位币外，还有外币“美元”和“港币”，设记账汇率分别为8.706和1.103。
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[BR]币别属性注解：
[BR]1.        币别代码：表示货币币别的代码，本系统使用3个字符表示。建议使用一般惯例编码，如：RMB、HKD、USD…。
[BR]注意：在输入货币代码时尽量不要使用“$”符号，因为该符号在自定义报表中已有特殊含义，如果使用该符号，那么在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦。
[BR]2.        记账汇率：是该币别与记账本位币之间的换算系数。
[BR]注意：系统默认“人民币”为记账本位币，用户可以根据实际情况更改，默认的记账本位币的折算系数为1，无须选择折算公式。
[BR]3.        折算公式：是配合记账汇率的，有两种方式可供选择，用以表明该币别与记账本位币之间换算的公式。
[BR]4.        金额小数位数：指该币别的精确的小数位数，范围为：0~4。
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[BR]凭证字 
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[BR] 建议：常用设置方案：A.收，付，转  B.现收，现付，银收，银付，转  C.记，转  D.记
[BR]海天公司的凭证采用的是“记”字凭证字。

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[BR]点击“公共资料”中的“凭证字”。点击“新增”，输入凭证字和其他非必输项目。
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[BR]计量单位 
[BR]物料的设置必定涉及计量单位。本软件中计量单位设置先要设置计量单位组，再在组中设置计量单位。
[BR]注意：由于有些物料的计量单位可能会有几个，一个为主计量单位，其他为辅助计量单位，为了能够体现该物料多种计量方法及这些计量单位之间的运算关系，所以本软件将其设置成一个一个计量单位组，在组中各计量单位是主计量单位和辅助计量单位的关系。因此一个计量单位组系统只默认一个计量单位，默认计量单位的系数为1。此计量单位组中其他的计量单位都为辅助计量单位，辅助计量单位的系数是多少，则其为默认计量单位的多少倍。在设置物料信息时，物料只能获取到默认的计量单位，所以用户有多少必须要用的计量单位，则必须要设置多少个计量单位组，并且物流系统中各物流处理的核算都是用主计量单位来参与计算的。
[BR]根据案例设置计量单位组和计量单位。在新增单位是要注意先选择一组别，再在右边空白区任意点击一下，再点击“新增”（此操作注意事项以后将不在提醒）。如果发现设置错误，则可以按“属性”修改或“删除”。
[BR]注意：如果某组别下有计量单位，必须先将计量单位删除，才能删除此组别。
[BR]案例：设原料组中有001米；成品组中有002件；
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[BR]选择单位组中系数为1的计量单位，点击“编辑”菜单中的“设为默认单位”，可以将该计量单位设为默认计量单位。

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[BR]核算项目 
[BR]核算项目是K/3系统设置的一些特殊的项目资料，系统提供了客户、职员、供应商、物料、仓位、部门、分支机构和现金流量项目等组别，运用面非常广泛。核算项目与会计科目连用其功能类似明细科目，但弥补了明细会计科目设置过多不利运行等缺陷。核算项目还是K/3子系统的各种单据的内容，为系统的各项操作提供了基础资料的查询和获取。对于核算项目的类别，可以进行浏览、修改、增加、删除等操作，已发生业务的核算项目，系统提示不允许修改和删除。
[BR]建议：K/3系统已经预设了核算类别：客户、部门、职员、物料、仓库、供应商等。用户不要对预设类别进行删除操作，但可以根据您自己的需要增设核算项目类别。
[BR]一、  部门：可以与会计科目相连参与财务账务处理，同时也是采购销售系统、仓存系统和存货核算系统中各种单据的组成部分。
[BR]案例：增加01总经办；02财务部；03采购部；04销售部；05仓存部；06 生产部；07医务室。

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[BR]二、职员：可以与会计科目相连参与财务账务处理，在工资系统中地位重要，同时也是采购销售系统、仓存系统和存货核算系统中各种单据的组成部分，运用最为广泛。
[BR]根据案例设置职员，001张恒（总经办，一般管理员）；002李影（财务部，一般管理人员）；003王和（采购部，经理）；004钱明（销售部，销售人员）；005赵苍（仓存部，工人）；006刘盛（生产部，生产部管理人员）；马浩（医务室，医生）。
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[BR]注意：提醒需要用工资系统的用户，在增加职员时，职员类别、职员部门和开户银行及账号必须输入。在输入非必须项目时，有些项目取自辅助资料或其他资料，当鼠标点击到该项目的空格时，会自动弹出下拉菜单供用户选择，也可在点击该项目空格后按F7键，选择所需项目后“确定”。
[BR]职员资料属性注解：
[BR]1.代码和名称：必输项目，代码由用户自己定义，名称是职员的姓名。
[BR]2.职员类别：非必输项目，但如果用户要使用本软件的工资系统，则必须根据实际情况从辅助资料中的职员类别中选取。因为此内容的选择关系到工资分配的问题。
[BR]3.开户银行及账号：非必输项目，但如果用户使用本软件工资系统且从银行发放工资，则必须输入每个职工的银行账号。
[BR]4.部门名称：非必输项目，但使用工资系统的用户，最好选择一下，有利于职工的分类。
[BR]5.其他：都是非必输项目，可以根据情况录入。
[BR]三、仓库：是业务系统处理业务操作中必不可少的内容，系统允许仓位分级设置，级次间以圆点分隔，各级次长度允许任意设置。按案例增加仓库。

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[BR]001原料仓；002成品仓
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[BR]注意：在仓库这里本书引进一个“实仓”和“虚仓”的概念，实仓和虚仓的概念是相对而言的，企业真正存储物料的仓库一般为实仓，而当从实仓中发出商品并转入非本企业仓库，但商品所有权并没有改变仍然属于该企业，则转入的仓库为该企业的一个虚仓。
[BR]仓库属性注解：不同类型的仓库其用途都不同，工业系统和商业系统的仓库含义各不相同，具体含义查看“工业、商业物流操作手册”。
[BR]四、供应商：可以与会计科目相连参与财务账务处理，同时也是应付账款系统、采购系统、仓存系统和存货核算系统中各种单据的内容。
[BR]案例：01上海：01.01蓝天布料厂；01.02 北新布匹公司；02深圳：02.01柔依衣料公司
[BR]注意：在输入项目时，有些项目取自辅助资料等，当鼠标点击到该项目的空格时，会自动弹出下拉菜单供用户选择，也可在点击该项目空格后按F7键，选择所需项目后按“确定”。
[BR]注意：系统允许供应商分级设置，级次间以圆点分隔，各级次长度允许任意设置（如代码001，名称浙江省，代码001.001，名称新华公司），当第一级设定为供应商类别时，只要输入代码和名称即可。
[BR]供应商属性注解：
[BR]1.代码和名称：供应商属性中的必输项目，代码为用户自行设定。
[BR]2.信用额：非必输项目，用户自行定义的信用程度。用户通过查看该供应商的信用情况，来确定在业务往来中为确保利益采取的相应措施。
[BR]3．其他：非必输项目，都是供应商的资料。

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[BR]五、客户：可以与会计科目相连参与财务账务处理，同时也是应收账款系统、采购系统、仓存系统和存货核算系统中各种单据的内容。
[BR]按案例增加客户资料，操作与供应商雷同。
[BR]01华东地区：01.01佳雪服饰公司；01.02飞龙百货公司
[BR]02华北地区：02.01雪尼服饰公司；
[BR]注意：系统允许客户分级设置，级次间以圆点分隔，各级次长度允许任意设置（如代码001，名称浙江省，代码001.001，名称新华公司），当第一级设定为客户类别时，只要输入代码和名称即可。
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[BR]六、物料：物料的设置关系到K/3系统物流的结算，其商业、工业系统对于物料的设置各不相同，具体设置见“K/3系统（工业或商业）供应链培训”教材，这里主要用于一些不使用物流供需链系统的用户在总账中使用物料进行的财务操作，以工业为例。
[BR]    根据需要增加核算类别，点击增加按钮。可以在此处输入类别名称，并可输入相应的属性名称、属性类型及长度，当属性类型为整数、实数或日期时，不用输入长度。输入完毕后单击“确认”则系统保存所增加的类别，“取消”则不保存。
[BR]案例：100原料：001布料；002尼龙
[BR]           101成品：001运动服；002游泳衣

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[BR]五、客户：可以与会计科目相连参与财务账务处理，同时也是应收账款系统、采购系统、仓存系统和存货核算系统中各种单据的内容。
[BR]按案例增加客户资料，操作与供应商雷同。
[BR]01华东地区：01.01佳雪服饰公司；01.02飞龙百货公司
[BR]02华北地区：02.01雪尼服饰公司；
[BR]注意：系统允许客户分级设置，级次间以圆点分隔，各级次长度允许任意设置（如代码001，名称浙江省，代码001.001，名称新华公司），当第一级设定为客户类别时，只要输入代码和名称即可。
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[BR]六、物料：物料的设置关系到K/3系统物流的结算，其商业、工业系统对于物料的设置各不相同，具体设置见“K/3系统（工业或商业）供应链培训”教材，这里主要用于一些不使用物流供需链系统的用户在总账中使用物料进行的财务操作，以工业为例。
[BR]    根据需要增加核算类别，点击增加按钮。可以在此处输入类别名称，并可输入相应的属性名称、属性类型及长度，当属性类型为整数、实数或日期时，不用输入长度。输入完毕后单击“确认”则系统保存所增加的类别，“取消”则不保存。
[BR]案例：100原料：001布料；002尼龙
[BR]           101成品：001运动服；002游泳衣