财务专业之财务软件

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[BR]科目属性注解
[BR]1.科目代码：代表会计科目的代码，会计科目的代码应该按照一定的规则进行编制，以便在使用中清晰明了，子科目与父科目之间是用小数点来进行分隔的。二级以后的明细科目代码位数设置可以根据用户的需要自行设定，没有限制，例：现金可以设为101或者1001；明细科目可以设置无数个级，位数设置也无规定，根据用户需要设定，列：（银行存款---工行：102.01或者102.001都可以）。
[BR]2.助记码：非必输项目，输入目的是帮助用户输入时不必查询。
[BR]3.科目名称：必须输入。
[BR]4.科目类别：五种法定的科目类别，每个类别都分成几个小类。
[BR]5.余额方向：余额方向是指该科目的余额默认的余额方向，一般资产类科目的余额方向在借方，负债类科目的余额方向在贷方。会计科目的这项属性对于账簿或报表输出的数据有直接影响，系统将根据会计科目的默认余额方向来反映输出的数值。
[BR]6.外币核算：选择不核算外币，表示该会计科目没有外币核算。
[BR]            选择核算某一种外币，表示该会计科目核算一种外币。
[BR]            选择核算所有外币表示该会计科目涉及所有的外币核算，建议有外币核算的用户选择此项。
[BR]注意：如果科目发生了业务，若改变科目的核算币别，只能将其改为核算所有币别。
[BR]7.期末调汇：如选择了外币核算，则必须选择，选择后系统将在月底自动进行期末调汇并生成一张凭证。
[BR]8.往来业务核算：在一些需要核对往来业务的科目中设置，选择后此类科目在输入凭证时系统会要求输入往来业务核算代码，并会对此类科目进行往来业务核销。(如果用户不用应收、应付子系统，则应收账款和应付账款要使用这项功能)，此项选择将影响到《往来业务对账单》和《账龄分析表的输出》。
[BR]9.现金等价物：用于现金流量表，如果该科目是现金类科目就选择，但非必输项目。（一般现金类科目有现金、银行存款、其他货币资金和一部分短期投资及其明细科目）
[BR]10.数量金额辅助核算：选择此项目后，会计科目不仅核算金额，而且核算数量，在输入凭证时要求用户即输金额又输数量。（如果用户不使用购销存系统，而原材料、产成品等又需要核算数量，则该类科目要用到此功能）
[BR]11.单位组和缺省单位：只有选择了“数量金额辅助核算”这一功能后，才起作用。
[BR]12.现金、银行科目：用于“现金”、“银行存款”科目。
[BR]13.出日记账：选择此项目后的科目会自动出日记账，一般用于“现金”、“银行存款”。
[BR]14.科目计息：企业为了准确地计算资金的时间价值，而需要对部分科目实行计算利息。例如“应收票据”等，并要录入“日利率”。
[BR]15.科目预算：按用户实际情况输入，科目预算主要用于帮助用户建立预算管理体制，通过设置科目预算值后，提供事前监控的手段，当在录入凭证时，设置的科目数据超过科目预算值或低于预算值时，系统将提供不检查、警告、禁止使用三种方式给用户进行处理。点击“科目预算”，录入每月的预算数。
[BR]注意：本功能可对有核算项目的科目按核算项目分别进行预算。
[BR]17.核算项目：操作方法：点击“核算项目”，再点击“增加核算项目类别”，选择所需核算项目类别。核算项目是本软件设置的一些特殊的项目资料，运用面非常广泛。与会计科目连用其功能类似明细科目，但弥补了明细会计科目设置过多不利运行等缺陷，并能够重复使用下挂到各个科目下。

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[BR]案例：增设，102.01工商银行（不核算外币）；102.02建设银行（核算美元）；102.03中国银行（核算港币）。
[BR]案例分析：本案例有外币业务，所以在录入会计科目时，在“外币核算”一栏选择计价币别。有外币核算的会计科目都必须在月末调汇，如果用户需要使用K/3系统提供的“自动调汇”功能则必须在“期末调汇”栏打勾，否则只能手工录入凭证。
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[BR]案例：短期投资要核算美元，期末调汇。
[BR]案例：应收账款和应付账款要按往来单位进行核算。
[BR]案例分析：应收账款科目可以直接挂核算项目“客户”（不设明细科目而设核算项目，是因为核算项目可以无限制的设置，没有限制，如要新增客户，只要在核算项目中增加，与之相连的会计科目就能取到，明细下级科目在数量上有所限制，且灵活性差）。应付账款科目下挂核算项目“供应商”。
[BR]注意：如果用户使用了K/3系统的“应收、应付管理系统”，在这里也可以不挂核算项目，将应收、应付账款作为总账科目，具体明细账可以在“应收、应付系统”中找到，如果不用“应收、应付系统”，则一定要下挂核算项目。本案例为使用“应收、应付系统”，所以在科目设置时，没有选择“往来业务核算”，因为在“应收、应付系统”中有“业务核销”功能，否则用户需要核销往来业务就要在科目设置中选择其功能。

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[BR]案例：其他应收款下设明细科目，119.01个人借款并按借款职员分别核算。
[BR]案例分析：其他应收款和其他应付款科目一般用户都设有许多明细科目，用户可以根据自身需要设置。本案例中个人借款中按职员一一核算，可以将核算项目“职员”挂上；如果职员人数很多但大都用不到，则可以新设一”个人借款名单“的核算项目类别，将有名字的职工加入，以后也可以添加。
[BR]案例：原材料、产成品按具体物料核算，并且要计算数量。
[BR]案例分析：本案例是按不使用K/3物流系统的用户设计的，如果使用物流系统，原材料和产成品的数量核算在物流系统中可以进行，总账系统只要按大类计算金额即可（既相当于总账科目）。而根据本案例，在原材料和产成品科目分别下挂“原料”和“成品”核算项目类别，并在“数量金额辅助核算”选项前打勾（进行数量金额核算），计量单位分别是：米和件。
[BR]案例：增设一级科目：162　固定资产减值准备，科目类别：长期资产，余额方向：贷方。
[BR]案例：增设二级科目：221.01　应交增值税；221.01.01　进项税额（余额方向：借方）；221.01.02　销项税额。
[BR]案例：增设二级科目：405.01　工资及福利；405.02　折旧费。
[BR]案例：产品销售收入要下挂核算项目类别：部门和职员。
[BR]案例：增设二级科目：503.01　工资及福利；503.02　折旧费。
[BR]案例：521管理费用下设01工资及福利；02折旧费；03通讯费；04其他；05坏账损失，除通讯费下挂部门和职员，坏账损益不挂核算项目外，其余科目都挂部门。（工资及福利－总经办本年最高预算为1200元，通讯费－销售部/钱明本年最高预算为800元）

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[BR]1．     “应收账款”和“应付账款”下设有核算项目，所以必须按“客户”和“供应商”明细录入。不能直接录入，必须点击“对勾”处。使用“应收、应付款管理系统”的用户的“应收账款”及“应收账款”的余额可以不录入而直接从“应收款管理系统”和“应付款管理系统”的期初余额处传送过来。
[BR]2．     “原材料”是数量金额式的数据，录入时会自动弹出“数量”栏，又因为有核算项目，所以数量在“核算项目录入”对话框中录入。
[BR]3．     “固定资产”和“累计折旧”科目在总账处只要录入总额即可，每个固定资产的详细资料在“固定资产管理系统”模块中分别录入。
[BR]点击“初始数据录入”，进入初始余额的录入。在初始数据输入窗口中您可以进行各种有关账套初始化数据的录入处理工作。在此窗口左上角有一个小窗口，单击此窗口会弹出一个下拉列表框，在这里您可以选择要录入的数据，其中预设了不同的货币、综合本位币，您可以在这里选择不同的数据进行录入。在进入初始数据录入时，系统默认本位币录入窗口，以下是外币录入窗口。
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[BR]在数据的录入过程中， 系统提供了自动识别的功能： 如果科目是数量金额核算，当光标移到该科目时，系统自动弹出“数量”栏供用户录入；如果科目是损益类科目，当光标移到该科目时，系统会自动弹出“损益类本年实际发生额”供用户录入；余额可分为借贷方两栏显示。
[BR]如果科目设置了核算项目，系统在初始数据录入的时候，会在科目的核算项目栏中做一标记“对勾”，

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[BR]点击“对勾”， 系统自动切换到核算的初始余额录入窗口，每录完一笔，系统会自动新增一行。在核算项目“客户”时，系统自动提供查询功能。
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[BR]    在初始数据输入窗口中系统以不同的颜色来标识不同的数据：白色区域：表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；黄色区域：表示为非最明细科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据或核算项目数据自动汇总计算出来的；绿色区域：系统预设或文本状态，此处的数据不能直接输入。
[BR]注意：如果用户是从中间的会计期间做初始化的（比如3月份），则录入的初始数据是2月底3月初的余额数据，所有的会计科目都必须录入“本年借方累计发生额（数量）”、“本年贷方累计发生额（数量）”和“期初余额（3月初余额）”。而在处理损益类科目时有一些特别，就必须录入借贷方累计发生额（损益类科目每月月底余额一般都转入“本年利润”科目，所以月底余额也为0），同时还必须多录入一向内容——“本年累计实际发生额”。（由于对于在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额，系统无法取到。因此这里就需要用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理，才能保证有关业务资料数据的准确。损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或贷方累计数是不同的，他们之间往往会不一致。例如：某年的营业收入为200万，后来又发生退货5万，那么营业收入的实际发生额为195万。但在实际进行账务处理时，退货的5万就有可能会借记销售收入，这样销售收入的累计贷方就是200万，这显然与销售收入的实际发生是不一致的。因此，在输入本年累计损益实际发生额项目时一定要输入它的实际发生额数据，否则将来在输出损益表及其他有关损益类科目的报表时，所取数据可能会不正确。）
[BR]注意：从年中启用账套的系统中账套数据真正的年初余额将根据以下的公式自动计算得出。
[BR]借方年初余额＝期初余额+本年累计贷方发生额－本年累计借方发生额
[BR]贷方年初余额＝期初余额+本年累计借方发生额－本年累计贷方发生额    数据输入无误后，点击“平衡”图标按钮或查看栏中的“试算平衡”项目，系统会弹出试算平衡表窗口

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[BR]对数据进行试算平衡。系统进行试算平衡时是将所有的有关账务数据全部合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡，试算平衡后就可以启用结束初始化了，试算不平衡是不能启用账套的。
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[BR]结束初始化                                             
[BR]点击“文件”菜单中“结束初始化”。
[BR]注意：当总账系统的初始化工作结束后发现问题时，可以点击“文件”菜单中的“取消结束标志”修改数据。

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[BR]本章回顾（F-1-5）
[BR]在本章中我们学到了以下内容
[BR]l          熟悉了系统参数的设置
[BR]l          了解了会计科目等基础数据的设置
[BR]l          掌握如何录入初始数据

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第二章：总账系统日常操作(F1-2)
[BR]总账系统适用于各类企业、行政事业单位进行凭证处理、账簿查询、账务结转、损益调整、往来管理、系统维护等各种操作。此系统是一切财务数据的收集点，是K/3系统各个模块之间联系的交点。
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[BR]本章的目的 
[BR]当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情：
[BR]l          掌握总账系统操作流程
[BR]l          掌握各具体业务的操作
[BR]l          掌握总账各业务操作技巧及注意要点
[BR]l          了解总账各账簿报表的查询
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[BR]总账业务流程图 
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第一节：凭证管理(F1-2-1)
[BR]会计核算处理系统是以证—账—表为核心的有关企业财务信息加工系统。会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源，是整个核算系统的基础，会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。K/3总账系统为您提供十分安全、可靠、准确快捷的会计凭证处理功能。
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[BR]凭证录入： 
[BR]案例：海天公司3月份的业务如下：
[BR]1．   3月2日接受投资款500000存入工商银行。
[BR]2．   3月6日对外进行短期投资美元10000，从建设银行付出。
[BR]3．   3月7日从工商银行提取现金5000。
[BR]4．   3月8日销售部钱明向佳雪服饰公司销售运动衣2000元。
[BR]5．   3月20日收到佳雪服饰公司划到工商银行的货款2000元。
[BR]6．   3月22日总经办张恒和财务部李影分别报销通讯费500元和300元，以现金支付。
[BR]7．   3月25日采购布料1000米，单价：50元，尼龙800米，单价：25元，以工商银行支付。
[BR]8．   3月31日对车间主任的5000元工资分配到制造费用中。
[BR]案例分析：
[BR]1．     与现金、银行有关的凭证录入最简单，但如果现金、银行存款科目中的余额为负数时，系统会提示其赤警告。
[BR]2．     涉及“应收账款”科目，除在“总账”模块直接录入外，还可以在“应收、应付系统”模块中由单据自动生成并传入总账系统，本节主要讲述直接录入。在录入过程中要注意核算项目“客户”的录入方式。
[BR]3．     仓库物料业务一般由物流系统中单据自动生成凭证并传入总账，本节以不使用物流系统的用户为例。注意原材料的数量录入。
[BR]4．     外币业务录入要注意外币凭证和一般凭证格式的不同和转换，以及月底的调整汇率。
[BR]凭证内容详解：
[BR]1．新增：用于新增凭证。
[BR]2．保存：用于保存录入的凭证内容。
[BR]3．还原：发现凭证录入错误，要将凭证内容整个的删除，可以点击“还原”。
[BR]注意：“还原”功能并非将已保存后的凭证删除，而是将凭证保存前的操作全部废除。
[BR]4．插入、删除：插入或删除凭证中的某一条分录。
[BR]5．外币：外币凭证的格式和一般凭证的格式不同，用于两者格式地切换。
[BR]6．代码：查询功能，按F7也可。用于查询系统提供的各种资料和参数，在凭证录入时有“摘要”、“会计科目”和各种“核算项目”可以查询。流量：针对科目属性中指定为现金类科目或现金等价物的会计科目，可以在此定义其现金流量内容，是

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[BR]1．做现金流量表的一种方法。
[BR]2．关闭：退出凭证录入界面。
[BR]3．日期：凭证录入的日期，录入后业务日期会跟着改变。系统会自动给出上一次录入的最后一张凭证的日期，可以修改。凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证，在过账时系统只处理本期的记账凭证，以后期间的凭证不作处理。
[BR]4．凭证字：从下拉菜单中选择用户需要的凭证字，本案例为“记”。
[BR]5．凭证号：凭证会按号自动产生。
[BR]6．附件数：直接录入凭证后原始单据的数量。
[BR]7．     摘要：对凭证分录的文字解释，可以直接录入，也可以用F7到摘要库中读取。系统提供了摘要库的功能，在凭证录入界面，将光标移动到摘要栏，点击功能键F7，您可以选择已录入摘要库中的摘要，点击“确定”后，摘要会自动添入当前的凭证中，可以对摘要库进行编辑：增加、修改、删除。其他例如会计科目或核算项目也是如此查询。
[BR]8．     会计科目：录入科目代码，可以按F7查询。
[BR]9．     核算项目：在凭证界面正下方的中间，如果会计科目下挂了核算项目，则会根据下挂的核算项目类别自动显示出来，核算项目内容可以按F7查询。
[BR]10．  金额：在输入完前面的项目以后，如果没有外币和数量的分录，就可以输入金额了，金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。若要输入负金额，在录入数字后再输入“-”号，系统即会以红字显示。如果需要清除金额栏中的数据，只需将光标移至金额处，敲“ESC”键即可。
[BR]11．  币别、汇率、原币金额：当会计科目有外币核算时，点击“外币”键转换到外币凭证格式。币别可以按F7查询，汇率在选择了币别后自动提供。原币金额是指外币的金额，录入后系统会根据外币汇率*原币金额得出本位币的金额。
[BR]12．  单位、单价和数量：当会计科目要进行数量金额核算时，系统会自动弹出数量格式让用户录入。单位系统会根据会计科目属性中提供的内容自动出现，用户只要录入单价和金额即可。系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等，如不相等，系统会提示是否继续。
[BR]13．  往来业务：对选择了核算往来业务的会计科目，要录入往来业务的编码。
[BR]14．  结算方式和结算号：银行存款的结算方式和结算单据的号码，用户可以录入也可以不录入。
[BR]15．  经办：对于涉及到“现金”和“银行存款”等科目的凭证，每作完一笔， 出纳人员都需要在凭证上面签字，此时，您可以点击“编辑”菜单中的“出纳复核”，系统会自动地将当前用户的姓名添在凭证的“出纳”栏上，您还可以直接将经办人的姓名写在凭证上。
[BR]注意：如果在系统参数中设置了“显示科目最新余额和预算额”，在凭证录入界面的左上角（新增、保存和还原键下方）会出现该分录会计科目的最新余额和预算额。用户在此可以对有预算的科目进行控制。
[BR]注意：凭证录入界面只能录入凭证，对已保存的凭证在此无法修改和删除。
[BR]    在输入了借方及贷方金额后，系统会自动将借方金额和贷方金额合计数分别显示在合计栏中，只有借贷方合计栏数值相等，记账凭证才能存盘。凭证录入完毕后，单击“保存”按钮系统即可保存所录入的凭证，只有保存后的凭证才能预览和打印。凭证录入完毕，要结束凭证录入时可从文件菜单中选择“关闭”或点击工具条中“关闭”按钮即返回。以下提供了一般凭证、外币凭证和数量金额式凭证的格式：